Учет работников выбывающихся и прибывающих в командировки ведется по форме

Содержание
  1. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
  2. Что признается служебной командировкой
  3. Документальное оформление служебной командировки
  4. 1. Служебное задание
  5. Направляем работников учреждения в командировки по-новому
  6. Задание на командировку
  7. Командировочное удостоверение
  8. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
  9. Отчет о выполнении задания
  10. Отчет о расходовании аванса
  11. Возмещение расходов на командировку
  12. Расходы по проезду к месту командировки и обратно
  13. Расходы по найму жилого помещения
  14. Порядок учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки – Ваш юридический консультант по трудовому праву
  15. Основные изменения, которые произошли, заключаются в следующем:
  16. Порядок оформления приказа
  17. В форму приказа должны быть включены следующие данные:
  18. Оформление командировочных расходов
  19. Компенсации подлежат следующие виды затрат:
  20. При этом существуют общепринятые нормы расходов, не облагаемые НДФЛ:
  21. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки – Центр Про
  22. Вид основного раздела журнала
  23. Нормативные материалы:
  24. Полезная информация:
  25. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки: бланк, образец, заполнение

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Учет работников выбывающихся и прибывающих в командировки ведется по форме

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Направляем работников учреждения в командировки по-новому

Учет работников выбывающихся и прибывающих в командировки ведется по форме

Приказ остается основным документом, которым оформляется направление работника в командировку и который является основанием для расчета и выплаты командируемому работнику денежных средств (аванса).

При командировании работника в пределах Беларуси или за границу на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе необходимо указать условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (cм.: п. 2 Положения).

При командировании работника в пределах Беларуси в приказе должно быть отражено решение нанимателем вопроса о необходимости ежедневного возвращения работника из места командировки к месту жительства с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также о необходимости создания работнику условий для отдыха (cм.: ч. 5 п. 15 Положения).

Задание на командировку

Оформление задания на командировку не только в пределах Беларуси, но теперь и за границу не является обязательным требованием и отнесено на усмотрение нанимателя (cм.: п. 3 Положения).

Командировочное удостоверение

Об оформлении данного документа в Положении не упоминается.

При этом еще Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь* было определено, что необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к данной Инструкции определяется нанимателем (ч. 1 п. 2 Инструкции № 35). Аналогичная норма содержится и в ч. 2 ст. 93 ТК.

* Утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция № 35)

Форма командировочного удостоверения

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Положение не упоминает о необходимости регистрации командируемых работников в таком журнале. Соответственно, его можно не вести при командировании работников как по Беларуси, так и за границу.

Справочно: при этом в Инструкции № 35 по-прежнему содержится форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

Отчет о выполнении задания

Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем (cм.: п. 3 Положения).

Отчет о расходовании аванса

Порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса с 1 июня 2021 г. определяются Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами (утверждена постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19 марта 2021 г.

№ 117 (далее — Инструкция № 117)). Одним из новшеств является установление единого срока представления отчета об израсходованных суммах при служебных командировках независимо от наличной или безналичной формы проведения указанных операций — 15 рабочих дней (cм.: п. 89 Инструкции № 117).

При этом Положением определено, что наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса по желанию работника, а не в обязательном порядке (cм.: ч. 1 п. 7 Положения).

Возмещение расходов на командировку

Согласно Положению наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских руб­лях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

  • по проезду к месту командировки и обратно;
  • по найму жилого помещения;
  • за проживание вне места жительства (суточные);
  • иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (cм.: ч. 1 п. 5 Положения).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

По общему правилу при отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (cм.: п. 13 Положения).

Наниматель может возместить командированному работнику в пределах места командировки за границей расходы на такси, аренду автомобиля на основании подтверждающих документов (cм.: ч. 2 п. 14 Положения).

При этом наниматель при представлении подтверждающих документов в обязательном порядке возмещает расходы на такси и трансфер до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного транспорта либо в пассажирских поездах (cм.: подп. 9.1.2 п. 9 Положения).

Расходы по найму жилого помещения

Возмещение расходов по найму жилого помещения как в пределах Беларуси, так и за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командирования и дату выбытия из места командирования.

Вместе с тем при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения за границей возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Выплата суточных

Выплата суточных командированному работнику учреждения образования осуществляется в размере 100 % установленной нормы за все дни пребывания работника в командировке как на территории Беларуси, так и за границей, включая время нахождения в пути, вне зависимости от обеспечения работника питанием, а также длительности командировки (в т. ч. и при командировании на один день суточные выплачиваются в размере 100 % от установленной нормы).

Порядок возмещения командированному работнику иных расходов определен в главе 4, а возмещения расходов при направлении за границу на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации) — в главе 5 Положения.  

Источник: http://edsh.by/zhurnal/statia/napravlyaem-rabotnikov-uchrezhdeniya-v-komandirovki-po-novomu

Порядок учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки – Ваш юридический консультант по трудовому праву

Учет работников выбывающихся и прибывающих в командировки ведется по форме

Основными документами, регламентирующими порядок учета командировок сотрудников, является Трудовой кодекс РФ и Постановления правительства РФ №749 и №1595.

Согласно последнему документу, с января 2015 года оформление командировок максимально упрощено: до этой даты оформление командированного сотрудника подразумевало подготовку целого ряда документов (приказа, служебного задания, командировочного удостоверения и прочих бумаг).

Основные изменения, которые произошли, заключаются в следующем:

  • отменены сразу несколько документов: командировочное удостоверение, служебное задание для сотрудника и отчет о его выполнении (несмотря на их отмену, многие организации продолжают использовать данные документы в соответствии со своей учетной политикой, что не противоречит действующему законодательству);
  • отменено обязательное ведение журналов учета выбывающих и прибывающих командированных работников (ведение данных регистров сегодня не обязательно, но допускается, если такой пункт закреплен в учетной политике организации);
  • внесены коррективы в механизм подтверждения фактического срока пребывания в командировке.

Основным документом для направления сотрудника в командировку является приказ.

Кроме него, обязательными документами являются авансовый отчет и служебная записка, подтверждающая командировочные расходы (данные документы предоставляются по возвращении сотрудника из командировки).

Порядок оформления приказа

Письменный приказ руководителя является главным основанием для направления сотрудника в командировку для выполнения им какого-либо служебного задания. Для оформления приказа можно использовать стандартную форму документа Т-9 (если в командировку направляется один сотрудник) или Т-9а (если в командировку направляются несколько сотрудников).

В каждой организации может быть разработана своя форма приказа.

В форму приказа должны быть включены следующие данные:

  • наименование организации;
  • номер документа и дата его составления;
  • ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • место выполнения сотрудником служебного задания во время командировки;
  • период пребывания в командировке (с указанием дат отъезда и прибытия);
  • цель пребывания в командировке;
  • сведения об использовании сотрудником во время командировки личного, служебного или общественного транспорта;
  • сведения о возмещении командировочных затрат.

Данный перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другой информацией при необходимости.

Приказ подписывается руководителем организации или лицом, которое его заменяет.

Во многих организациях ознакомление командированного сотрудника с приказом осуществляется под роспись. После этого документ хранится в организации. Срок его хранения по общепринятым правилам составляет 75 лет.

Оформление командировочных расходов

Организация должна компенсировать расходы сотрудника, связанные с командировкой.

Компенсации подлежат следующие виды затрат:

  • проезд в обе стороны и по месту пребывания;
  • аренда жилья во время командировки;
  • суточные затраты, осуществляемые сотрудником на питание и другие нужды (по согласованию с работодателем).

Размер суточных расходов каждая организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

При этом существуют общепринятые нормы расходов, не облагаемые НДФЛ:

  • 700 рублей в день (если командировка проходит в пределах территории РФ);
  • 2500 рублей в день (если командировка проходит за границей).

Если суммы суточных выплат превышают указанные цифры, они подлежат обложению НДФЛ.

Кроме того, на некоторые виды расходов предусмотрено начисление пенсионных и социальных страховых взносов. К примеру, заказ еды в номер гостиницы предполагает отчисление таких взносов.

Оплата командировочных расходов осуществляется в следующем порядке: на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в размере суточных за все дни отъезда и суммы предполагаемых дополнительных расходов.

После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием фактического срока пребывания в командировке.

К данной записке прикладываются документы, подтверждающие фактически произведенные траты (проездные билеты, в том числе электронные посадочные талоны, квитанции о найме жилья и т. д.).

При использовании сотрудником личного или служебного транспорта во время командировки в качестве подтверждающих финансовых документов могут выступать путевые и маршрутные листы, счета, квитанции и чеки, подтверждающие покупку ГСМ.

Авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные траты, составляется в течение трех дней после возвращения работника из командировки.

После того, как руководитель ознакомится с документами и утвердит их, бухгалтерия произведет окончательный расчет.

Если сотрудник потратил меньше средств, чем ему было выдано, он должен вернуть оставшуюся разницу. Если же лимит, наоборот, был превышен, организация компенсирует понесенные затраты из общих средств.

Источник: http://trydpravo.com/likbez/uchet-vybyvayushhih-v-komandirovki.html

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки – Центр Про

Учет работников выбывающихся и прибывающих в командировки ведется по форме

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Бумага: белая, высокого качества
Обложка: золотистый картон 
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

  • журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.  

Вид основного раздела журнала

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст.

313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

https://www.youtube.com/watch?v=JJwfLOymFMA

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Полезная информация:

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения.

Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. 

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (Приказ Минтруда России от 17.09.2015 N 646н).

Источник:

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки: бланк, образец, заполнение

Источник: https://centrproh.ru/drugoe/zhurnal-ucheta-rabotnikov-vybyvayushhih-v-sluzhebnye-komandirovki.html

Ответ юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: