С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Содержание
  1. Как правильно написать служебную записку: форма, примеры написания
  2. Оглавление
  3. Когда может понадобиться
  4. Требования к оформлению
  5. Примеры написания
  6. Кто может оформить
  7. Электронный документооборот
  8. С какой буквы пишетсяслово служебная записка
  9. Требования к оформлению деловой бумаги
  10. С какой буквы пишется слово объяснительная с большой или с маленькой?
  11. Правильное написание заявления от работника
  12. Статьи
  13. Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
  14. Объяснительная записка
  15. Служебная записка: пример написания. как пишется служебная записка: образец
  16. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  17. Виды писем
  18. Как оформить (образец по ГОСТу)
  19. Пример 1
  20. Пример 2
  21. Пример 3
  22. Правила оформления
  23. Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
  24. Записка о выплате премии
  25. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  26. Записка о списании ТМЦ
  27. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  28. Докладная о самоизоляции
  29. Письмо о переводе на удаленную работу
  30. Составляют ли в электронном виде
  31. Срок хранения
  32. Служебная записка — назначение и пример написания
  33. Как правильно написать служебную записку?
  34. Образец написания служебной записки
  35. Служебная записка – пустая формальность?
  36. Вопросы о служебных записках
  37. Докладная. Образец написания записки
  38. Отображение в законе
  39. Особенности докладных записок
  40. Разница между докладной запиской и служебной
  41. Разница между докладной запиской и объяснительной
  42. Функции докладной записки
  43. Классификация докладных записок
  44. Как правильно составить докладную
  45. Структура записки
  46. Оформление
  47. Оформление внутренней докладной
  48. Оформление внешней докладной
  49. Реакция адресата
  50. Виды докладных записок. Скачать готовые бланки 
  51. Докладная записка о нарушении рабочих правил
  52. Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей
  53. Докладная записка о некорректном поведении

Как правильно написать служебную записку: форма, примеры написания

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

> Документы > Как правильно написать служебную записку: форма, примеры написания

Служебная записка — одна из составляющих делового документооборота, инструмент официального общения внутри коллектива, без которого невозможна его слаженная работа. Иногда к ней относятся, как к скучной формальности, отнимающей время. Но случается, что именно эта бумага способна уберечь работника от несправедливых нападок руководства.

  • Оглавление
  • Когда может понадобиться
  • Требования к оформлению
  • Примеры написания
  • Кто может оформить
  • Электронный документооборот

Не секрет, что устные обращения подчас бывают даже не расслышаны, а вот задокументированные сообщения могут стать надёжной страховкой.

Тут уже персонал не только рутинно выполняет свою работу, но обнаруживает существование проблем, которое и отражает в документе.

Сотрудник, оформивший служебную записку о каких-либо нарушениях, этим полностью снимает с себя ответственность за них.

Русский советский поэт Михаил Исаковский ещё в 1924 году в стихотворении «Докладная записка» рассказал о том, как правильно сочинённое и по нужному адресу отправленное служебное письмо, образец которого приведён ниже, восстановило справедливость:

«…- Я, — говорит он, — научу

Где правду отыскать людскую.

Ты, — говорит он, — Ильичу

Пиши записку докладную.

Пиши подробно: так и так…»

Оглавление

  • Когда может понадобиться.
  • Требования к оформлению.
  • Примеры написания: Образец №1, Образец №2.
  • Кто может оформить.
  • Электронный документооборот.

Когда может понадобиться

Служебная записка – документ, с помощью которого на предприятии происходит решение разнообразных производственных вопросов. Среди них можно отметить следующие:

  • Служебное расследование нарушения.
  • Премирование или наказание работников.
  • Приобретение материалов, канцтоваров, спецодежды, моющих средств.
  • Списание материальных ценностей, пришедших в негодность.
  • Ремонт оргтехники, компьютеров и инвентаря.
  • Возмещение денежных средств, потраченных на представительские расходы, уплату госпошлин, проведение различных акций, приобретение топлива и горюче-смазочных материалов.
  • Информирование руководства о нарушениях в хозяйственной деятельности и проступках сотрудников.
  • Отчёты о выполненных работах.

Служебная записка обеспечивает взаимосвязь служб, отделов и цехов предприятия на горизонтальном уровне.

Она направляется, как правило, от одного руководителя или сотрудника к другому и только в тех случаях, когда их должности равнозначны, иначе это будет уже не служебная, а докладная записка.

Законодательство предусматривает необходимость служебной записки при проведении расследований дисциплинарных проступков.

В некоторых случаях служебная записка может служить первичным документом налогового учёта при обосновании и подтверждении расходов.

Так, для снятия показаний пробега автомобиля не по одометру, а по GPS – навигатору и подтверждения расходов на топливо нужна служебная записка мастера в адрес начальника транспортного цеха о том, что в результате предрейсового осмотра обнаружена неисправность одометра. На основании этого будет издан приказ о работе автомобиля с включённым навигатором с фиксированием в путевом листе его показаний.

Или, например, женщина долгое время не работала, а теперь снова трудоустраивается. На своего ребёнка она получит вычет по НДФЛ, несмотря на то, что с предыдущего места работы отсутствует справка 2-НДФЛ. Для этого потребуется предоставить служебную записку, объясняющую отсутствие доходов, заявление на вычеты и трудовую книжку.

Есть организации, где и устного распоряжения руководителя вполне достаточно, но это может быть применимо только в случаях с малой численностью штата. Если же предприятие – большое, то все решения проходят несколько уровней согласования.

Тогда служебная записка становится незаменимым инструментом общения с работодателем.

Она регистрируется в журнале входящей переписки, руководитель ставит на ней своё заключение, и дальше на основании её данных, издают приказ, пишут распоряжение, составляют акт или оформляют соглашение между сторонами.

Требования к оформлению

Самостоятельного документа «Служебная записка» в «Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД)» не предусмотрено. Поэтому рекомендуется руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30–2003 «Требования к оформлению документов». Исходя из практики делопроизводства, можно считать, что такого рода письмо должно содержать следующие реквизиты:

  • должность и Ф. И. О. руководителя, на имя которого пишется;
  • должность и Ф. И. О. пишущего;
  • собственное наименование – «служебная записка»;
  • краткая тема записки или её заголовок;
  • сам текст, написанный в произвольной форме, описывающий суть проблемы и выводы;
  • дата и подпись лица, написавшего документ;
  • дополнительно может быть указан номер, если такого рода документы в организации подлежат учёту.

Служебная записка пишется от руки или создаётся на компьютере и распечатывается. Крупные предприятия самостоятельно разрабатывают и утверждают их шаблоны для разных случаев жизни. Это и экономит время сотрудников, не заставляя их задумываться, как написать служебную записку, – образец всегда перед глазами, и вносит единообразие форм в документацию.

Примеры написания

Образец №1

Заместителю директора ООО «Наяда»

В.Г. Лежикову

Инженера — программиста

И.О. Журавлёва

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Об уведомлении пользователей ПК

Довожу до вашего сведения, что во вторник, 12 сентября 2021 года, будет производиться переустановка программного обеспечения. Прошу уведомить сотрудников о необходимости переноса личной и рабочей информации на выносные жёсткие диски во избежание потерь в процессе работ.

11.09.17

Подпись

Образец №2

Директору ООО «Любава»

В.А. Помельникову

заместителя директора

И.О. Смотровой

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Об итогах проверки кассовой дисциплины

Довожу до вашего сведения, что в результате еженедельной комиссионной проверки кассовой дисциплины была обнаружена недостача денежных средств у продавца – кассира Л.А. Петровой. Акт о проверке прилагается. Прошу произвести служебное расследование по факту этого происшествия.

11.09.2021

Подпись

Кто может оформить

Оформить служебную записку вправе любой сотрудник предприятия, иногда даже уборщица или ночной сторож, если им небезразлично сложившееся положение вещей.

Адресатом письма может быть как руководитель, начальник отдела или службы, так и рядовой работник, но решение поднимаемого в документе вопроса должно входить именно в его компетенцию.

Темы служебных записок весьма разнообразны, среди них могут быть:

  • безвозмездное получение моющих и чистящих средств;
  • несоответствие спецодежды размерам, назначению;
  • порча инвентаря и оргтехники;
  • жалоба на определённого работника;
  • объяснения по факту происшествия.

Электронный документооборот

Документооборот на крупных предприятиях уже давно стал электронным. Для этого используют специальные программы и современные средства связи, такие как email, Skype и т. п. Если имеется много подразделений, расположенных в разных местностях, то отправка служебных записок в таком виде вполне оправдана, иначе предоставление их на бумажном носителе займёт длительное время.

Достоинством электронного документооборота является и то, что нет необходимости указывать адресата. Имя того, кому отправлено письмо, будет сохранено в строке «Адрес» или в строке «Тема», если существует только один электронной почтовый адрес на подразделение.

Если письмо отправляется из личного электронного почтового ящика, то в конце автоматически вставится имя отправителя. Это позволяет сэкономить время на сочинение служебной записки. Если же почтовый ящик – общий, то в конце письма придётся указать имя и должность отправителя.

При отправке служебных записок по электронной почте рекомендуется запрашивать уведомление о прочтении письма, поставив «птичку» в соответствующем окне. Это будет доказательством того, что сообщение было отправлено данному адресату в определённое время.

Итак, служебная записка – один из документов, составляющих основу эффективного и оперативного ведения грамотного делопроизводства на предприятии. Быстро уведомить необходимое должностное лицо о создавшейся проблеме, предложить её решение, согласовать план намеченных действий – всё это поможет выполнить служебная записка, и не стоит ей пренебрегать.

Источник: https://pravovik.guru/dokumenty/kak-pravilno-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-forma-primery-napisaniya.html

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий. Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Требования к оформлению деловой бумаги

Важно Если слово объяснительная пишется в предложении, то конечно с маленькой. Если вы пишите название документа, то после заполнения шапки слово Объяснительная должно писаться по середине лита с заглавной буквы, при этом точка после слова Объяснительная не ставится. С большой, конечно. Это ведь название документа.

Но, так бывает только один раз, а если это слово встречается уже по ходу текста, то тут действуют правила как и для других слов — в начале предложения — с заглавной, а по тексту с прописной буквы.

В так называемой шапке этого документа слово — Объяснительная — пишется с большой буквы без точки в конце… В самом же тексте объяснительной если упоминается то слово пишется с маленькой буквы если конечно не является началом предложения…

С какой буквы пишется слово объяснительная с большой или с маленькой?

Пример служебной записки Директору ООО «Гвоздика» Слободину Владимиру Александровичу Г. Хабаровск 04 января 2021 года СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В кондитерском цехе с 02 января 2021 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку.

Внимание Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич. Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Правильное написание заявления от работника

Составлять обращение необходимо в том случае, если:

  1. Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
  2. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
  3. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
  4. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
  5. Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
  6. Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
  7. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.

Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела. Пример Всем работникам важно знать, как писать служебную записку.

Статьи

Специальной формы составления нет у служебной записки. Образец служебной записки будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть.

Цели и типы документа Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы.

Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации. Служебные записки делятся на:

  1. Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
  2. Те, которые служат пояснением к основным документам.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Объяснительная записка оформляется так же, как и заявление. В верхнем правом углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя в Д.п. (кому?), ниже — должность, фамилия и инициалы автора документа в Р.п.

(кого?), затем в центре слова «Объяснительная записка» — с большой буквы, при этом точка не ставится. Вариант со строчной буквой считается устаревшим. Как правило, объяснительная записка пишется от руки.

модератор выбрал этот ответ лучшим комментировать

При составлении деловых документов типа заявлений, информационных писем, докладных, объяснительных записок есть определенные правила.

В правом верхнем углу таких документов пишется так называемая «шапка»: кому адресуется с указанием должности и от кого с указанием должности или, например, для учащихся — класса.

Ниже пишется заголовок (название) документа — посредине строки и обязательно с заглавной буквы, как любой заголовок.

Объяснительная записка

В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.

  • Ниже указывается наименование документа и его номер.
  • Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  • Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  • В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.
  • Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости. Как составить служебную записку: образец оформления Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Служебная записка: пример написания. как пишется служебная записка: образец

Что касается объяснительной, то ее можно назвать «Объяснительная записка» или более кратко «Объяснительная». Также желательно указать тему, то есть по какому поводу пишется объяснение. Например, «Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте».

Пример: В случае, если оно используется для составления объяснительной записки, то пишется это слово с большой буквы по середине листа. После него не ставится я никаких знаков препинания. Немногим выше, в правом углу нужно разместить данные кому именно адресован данный документ и от кого именно.

Слово «объяснительная» является заглавием. Под ним размещается текст объяснительной.
После него следует подпись в правом углу и дата составления документа в левом.

Если же слово «объяснительная» используется в тексте, то писать его следует с маленькой буквы, если это не фамилия главной героини повествования, а наименование документа. Добрый день.

Источник: http://agnbotulinum.com/s-kakoj-bukvy-pishetsyaslovo-sluzhebnaya-zapiska/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка
05.04.2021 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Служебная записка — назначение и пример написания

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.

Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать.

Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.

Как правильно написать служебную записку?

Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

  • кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
  • наименование документа, дата, номер записки;
  • краткую тему записки или заголовок;
  • в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
  • должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале. Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).

[attention type=green]Во избежание различных вариантов на каждом предприятии разрабатывают свой бланк служебной записки. При этом можно руководствоваться правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».[/attention]

Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).

Идеальный вариант – рядом с такой инструкцией разместить образцы написания и/или предоставить сотрудникам готовые бланки.

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

[blockquote_gray»]Возможно, вам так же будет интересно узнать более подробно о составлении анкеты при приеме на работу. Об этом можно прочитать здесь.

А так же полезная информация о доверенности на право подписи, с примерами их написания.[/blockquote_gray]

Образец написания служебной записки

Отдел автоматизации
Начальнику отдела продаж

 ООО «АДА» И. Н. Славянскому

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

04.04.15 № 3-4/8

Об информировании пользователей ПК

Во вторник 7 апреля 2021 г. будет производиться установка нового программного обеспечения. Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки.

Начальник отдела автоматизации  (подпись)
А. П. Вениаминов

[attention type=yellow]Пример написания служебной записки — скачать.[/attention]

Служебная записка – пустая формальность?

Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы. Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. В таком случае служебная записка будет исполнять роль письменного напоминания о необходимых взаимодействиях между отделами.

[attention type=green]В крупных структурах халатность при составлении служебной записки или пренебрежение ее составлением может обернуться лишней тратой времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе отделов.[/attention]

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

  1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

  1. Какой формат листа используется для служебных записок?

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

  1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.

Источник: https://wearpro.ru/biblioteka/slujebnaya-zapiska-primer-napisaniya.html

Докладная. Образец написания записки

С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку.

Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам.

Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.

На выбор три образца бланков здесь

Отображение в законе

В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.

Особенности докладных записок

Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.

Разница между докладной запиской и служебной

Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.

Разница между докладной запиской и объяснительной

Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель.

То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника.

Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.

ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

Функции докладной записки

цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:

  1. Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
  2. Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
  3. Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
  4. Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
  5. Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
  6. Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
  7. Направить отчёт о проделанной работе.
  8. Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
  9. Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
  10. Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
  11. Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).

Классификация докладных записок

При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.

По содержанию:

  • информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
  • отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
  • инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.

По адресату:

  • внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
  • внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.

СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.

По фактам:

  • о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
  • о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
  • о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
  • об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).

Как правильно составить докладную

Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации.

На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником.

А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

  1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
  2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
  3. Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

  1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
  2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
  3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
  4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
  5. Далее коротко излагается суть записки.
  6. составляется тремя обособленными блоками.
  7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

Оформление внешней докладной

Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

  1. Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
  2. Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
  3. Обязательно указание города, где был составлен документ.
  4. Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
  5. Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
  6. Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

Реакция адресата

Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.

Виды докладных записок. Скачать готовые бланки 

На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.

Докладная записка о нарушении рабочих правил

Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения.

Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному.

В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.

Скачать бланк – образец докладной записки о нарушении рабочих правил

Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.

Скачать бланк – образец докладной записки о неисполнении трудовых обязанностей

Докладная записка о некорректном поведении

Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.

Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных. 

Скачать бланк – образец докладной о некорректном поведении

Источник: https://www.rublanki.ru/zapiski/dokladnaya-obrazecz-napisaniya-zapiski/

Ответ юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: